重慶檔案數字化加工
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重慶檔案數字化加工:淺談檔案信息化

2020-09-09

  一、檔案信息化與檔案信息化建設

  檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點,向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化;要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實現檔案信息高度共享,而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段,將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案,系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

  二、檔案信息化的原則

  1、規范性原則:制定和實施檔案工作標準和規范,是檔案工作現代化的需要,是提高工作質量和效率的需要。實現館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息,另一方面可以通過接收電子文件進館,但不管是通過館(室)藏檔案數字化還是接收電子文件,都應該堅持規范性原則,制定相應的標準、規范和法規。

  2、安全性原則:隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入,網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此,我們加強網絡安全技術的研究與開發,采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采?。何锢戆踩呗?;訪問控制策略;(如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、防火墻控制等。)信息加密策略;網絡安全管理策略等。

  3、效益性原則:由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程,需要投入相當的人力、物力、財力,因此要遵守效益性原則,講究信息化工作的效益,要根據自身的能力,根據館(室)藏基礎,分析用戶需求,研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”,主題要與社會利用“熱點”相結合,把重要的,利用率較高的檔案進行數字化,把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化,可以帶來巨大的效益。

  三、檔案信息化建設的重要性

  實行信息化后,檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。數據只需一次錄入可以多次利用,即可在檔案管理內部進行數據共享,提高了工作效率。數據錄入后,可以方便地打印出相關的收發文單據、匯總表,打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統計,并形成報表,由計算機處理,可以大大地提高管理人員的效率。二是檢索查詢方便。傳統的檢索方式,檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來,然后根據記錄到庫房中查找,費時、費力。檔案管理信息化后,可以實現即時查詢,管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取好的查詢方式,在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。大大的減輕了工作人員的負擔。三是檔案查借工作可控。檔案管理實現信息化后,查借閱采用計算機管理,操作方便,可以自動產生催還記錄,對過期不還的借閱者進行有效的催還。四是提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后,部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來,不再是目錄的打字員和檔案的保管員,可以更好地從事檔案的收集和編研工作,提高職能部門的工作效率。五是有效的提供服務。檔案管理的信息化,科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料,提高了工作效率;同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發,提高了研究院整體的工作效率和競爭力,使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管,而是公司內部的信息中心。



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